为进一步提高毕业生档案转递工作的规范化、科学化水平，确保毕业生档案转递的安全、快捷和高效，根据教育部办公厅、人力资源和社会保障部办公厅、国家邮政局办公室《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》和福建省机要局《关于规范机要通信渠道寄递学生档案的告知函》有关规定，特制定本办法。

第一条 适用范围

本校普通高等教育毕业生档案的转递。

第二条 归档的材料

1、入学前档案；2、学生登记表；3、学生学习成绩单；4、学生学籍变动文件；5、在校期间受各类表彰、奖励的材料；6、在校期间受警告及以上处分的决定及相应的解除处分决定书；7、党（团）组织材料；8、毕业生体检表；9、毕业生登记表；10、毕业生就业通知书（报到证白联单）；11、其它需要归档的材料。

第三条 归档材料的要求

1、认真审查归档材料的内容，要求准确、清楚，并注明材料形成的时间。

2、属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料，必须单位盖章和本人签字。

3、归档材料必须统一使用黑色水笔书写，不得用复印件存档。

4、归档材料形成之后，应立即整理归档。

5、凡属已归档待寄材料，任何人不得擅自剔除。

第四条 档案交寄的准备工作

毕业生派遣方案审核通过后，以此方案为准填写档案去向。档案外袋和交寄表单填写要一致。

1、已就业毕业生的档案邮寄外袋按就业协议书、就业报到证上所规定的单位和地址填写；未就业毕业生的档案外袋，一律按生源所在地高校毕业生就业主管部门的有关规定填写。

2、档案交寄表单的填写须注意以下事项：

（1）填写《集美大学学生档案交寄单》（附件1）。通过邮政EMS标准快递邮寄的档案，按附件1表内所列内容完整填写电子文档，核对无误后打印表单，一式两份并盖章，与中国邮政速递物流公司（EMS）完成邮寄的交接邮寄手续。

（2）填写《机要文件交寄单》（附件2）。通过中国邮政机要通信邮寄的档案，按附件2表内所列内容填写交寄单。邮寄时按规定携带机要局签出的集美大学“机要通信寄递证”原件和单位介绍信，前往机要局邮寄档案。

（3）不符合毕业生档案寄递范围的有：乡（镇）、中小学、派出所、信箱、车间、工地、街道办事处、门诊部、民企、外企等；

3、学生档案封装要求。每件档案袋封口处贴“集美大学学生档案专用封条”，并在档案袋两端的封口处加盖骑缝章。每件档案袋只封装一位学生的档案，不能合装或混装。

第五条 档案的邮寄和送交

毕业生档案转出是重要工作环节，要严格按照规定做好交接手续。

1、毕业生档案批量邮寄前，要与接收档案邮寄部门提前协商好转递相关事项；

2、学院按审核通过的毕业生派遣方案，规范填写交寄单，并与接收邮寄的单位做好交接手续。

3、对涉密的毕业生档案，应通过中国邮政机要通信或派专人转递交接。日常零星毕业生档案学院可根据实际情况自行安排邮寄。

第六条 档案寄送的后续工作

根据福建省人力资源与社会保障厅的要求，为便于毕业生通过互联网和移动客户端查询毕业档案去向，学校要将毕业生档案去向及时上传到福建省毕业生就业创业公共服务网。

1、档案邮寄工作结束后，学院要及时将毕业生档案去向情况按附件3《毕业生档案去向信息表》的样表格式完成整理工作。

2、将附件3的电子文档上交学校就业指导中心，由学校统一汇总后导入福建省毕业生就业创业公共服务网和我校学生就业网；其次学院将本表一式两份用纸质的打印出来，签字盖章后学院和学校各留存一份。本项工作在档案批量寄出后完成（毕业当年9月之前）。

3、如果提交后有变动和零星寄出的，要及时按附件3的格式填写后上交学校就业指导中心上传到信息网（全年时间皆可）。

第七条  学院负责做好学生档案交寄签收单原件的保管工作（永久保存），该材料将作为学生档案查询的依据。如果管理人员职责有变动，要做好移交手续工作。如因工作人员管理和交接手续不完善而造成档案交寄手续丢失或毕业生档案去向不明的，将依照相关规定追究责任。

第八条  本办法自发布之日起实施，原《集美大学毕业生档案转递管理办法》（集大学[2017]7号）自动废止。本办法由学生工作部（处）负责解释。

附件：

1、《毕业生档案交寄单》（通过中国邮政速递EMS公司邮寄的填写）

2、《机要档案交接单》（通过邮政机要通信邮寄的填写）

3、《毕业生档案去向信息表》（提供给学校汇总）

 学生工作部（处）

2019年5月23日

    学生〔2019〕22号 集美大学毕业生档案转递管理办法.doc